文章執筆の極意 - インターネットで勝ち残るために必要なのは文章力である！

02. 相手に好印象を与えるメールの書き方

魅力的な文章を書きたければ、
魅力的な文章を書こうとしてはいけない。

いかに魅力的な文書を書くか？
というのが、これからの最強のＳＥＯであることは、
前回述べた。

では、魅力的な文章とは、具体的に、どのような文章なのか？

１つ、注意しなければならないことは、
無理に、魅力的な文章を書こうとしてはいけない
ということだ。

もっと簡単に言えば、
巣（す）の自分を表現するということ
が大切なのである。

文章には、必ず、書き手の人間性がにじみ出る。
これは、小説にせよ、ビジネス文書にせよ、
そして、メールにせよ、同じことである。

つまり、文章の魅力とは、
「その文章を書く人が、本来持っている人間的な魅力」
なのである。

だから、魅力的な文章が書ける人は、
もともと、人間的な魅力があるわけで、
たぶん、その人と実際に会って話をしてみても、
やはり、その会話から、人間的な魅力が感じられる
はずなのだ。

逆に言えば、普段から背伸びして無理をしたり、
格好付けて自分を良く見せようとしているような人物が
文章を書くと、どうしても、そのような性格が
文章に表れてしまうのである。

とは言っても、基本的には、自分が書く文章なのだから、
誰にも遠慮することなく、自分が言いたいこと、書きたいことを
自由に書く！というのが大原則である。

しかし、普段の日常生活においても、
人間関係が上手く行っている人というのは、
ちょっとした気遣いとか、言葉遣い、やさしさ、
そういったものが、いろんな行動や言動に表れる。

文章についても、まったく同じ。

たとえ内容はシビアでも、その伝え方、言葉遣い、
フレーズの選び方１つで、読み手に伝える印象は
まったく違ってくる。

それが、文章を通じて、相手に伝わる「人柄」であり、
その文章の魅力に直結するのである。

具体的な例を１つ挙げると、例えば、メールの送受信。

自分のホームページを持っていなくても、
メルマガを発行していなくても、
個人的にメールを書くという行為は、もはや常識であり、
誰もが日常的に行なっている作業だ。

メールは、お互いに時刻的な制限が無いため、
電話より便利である反面、声のニュアンスなどが
使えないので、自分の感情を伝えることが、非常に難しい。

同じ言葉、同じ文章でも、
読み手の精神状態によっては、
書き手の予想外の捉え方をされてしまう危険性がある。

だからこそ、顔文字が多用されているのだ。

顔文字は、自分の感情を表現するために、
もっとも使いやすいツールの１つだ。

メールでは、相手の表情が見えないから、
顔文字を使って、日常会話で使うような「表情」を
再現し、相手の感情に誤解を抱かせないようにしている。

例えば、以下のようなケース。

Ａ．別に怒ってないよ。

Ｂ．別に、怒ってないよ。 ^^;

上記Ａ．の場合、読み手の精神状態や、
お互いの関係の深さにも依存するが、
読み方次第では

「そうは言ってるけど、本当はまだ、怒ってるんじゃないか・・・」

というような解釈に、読み取れなくも無い。
そして、一度、そのような感情を抱いてしまうと、

「確かに、なんとなく、投げやりで言っているような気がする・・・」

というように、どんどん悪いほうに解釈してしまう。
これが、メールの恐ろしさでもある。

一方、Ｂ．の場合、最後に顔文字が入っているだけでも、
読み手は、かなり安心する。

「ああ、よかった。本当に怒ってないみたいだ。」

と感じる人が、ほとんどだろう。

そして、Ｂ．のほうが、相手に安心感を与える理由は、もう１つある。
それは、句読点（。、）の使い方である。

Ｂ．別に、怒ってないよ。 ^^;

Ｃ．別に怒ってないよ。 ^^;

上記、Ｂ．とＣ．の違いは、点（、）が入っているか、
入っていないか、の違いしかない。

しかし、明らかに、Ｂ．のほうが、
相手に与える安心感は大きいのである。

それは、言葉の「スピード感」の違いである。

上記Ｂ．とＣ．を比べると、
Ｂ．のほうが、ゆっくり話しているように感じないだろうか？

逆に、Ｃ．のほうは、早口で話しているような印象を与える。

別の例で表現してみよう。

Ｊ．もう、早くしてよね。

Ｋ．もう。早く、し・て・よ・ね。

Ｊ．の場合は、本当に急いで、せかされている感じがするが、
Ｋ．のほうは、男性からじらされている女性の「うれしさ」のような
ものが感じられる。同じ文章でも、時間の流れ方が違うのだ。

このように、文章には「スピード感」が存在しており、
そのスピードを調整するだけでも、相手に与える印象は、
まったく違うものになる。

これは、現実世界の会話にも、同じことが言える。

ゆっくり話せば、穏やかに聞こえるし、
早口でしゃべれば、どうしても、怒っているような印象を
与えてしまう。

だから、あなたが文章を書くときには、
このような、スピード感の存在を考慮しておくと、
より、相手に対して、好印象を与えることができる。

このような、微妙な違いを、意識的にも、無意識的にも
普段から実践している人は、それを意識していない人に比べて、
格段に魅力的な文章が書けることは間違いない。

そして、最終的には、顔文字を一切使わなくても、
文章や言葉遣い、スピード感の調整だけで、
あらゆる感情を表現できるようなること
を目指すのが理想だ。

友達や恋人に出すようなメールの場合、
顔文字を使うことに制限は無いし、
携帯メールの場合、絵文字も充実化しているから、
どうしても、そのような絵文字に頼ってしまいがちだ。

しかし、もしあなたが、書店に行って、
買った小説やビジネス書が、絵文字や顔文字ばかりだったら、
どう思うだろうか？

この人は、
文章だけで感情を表現できない
のか？

と思うに違いない。
つまりそれは「文章執筆能力が未熟である」
という解釈につながる。

もちろん、顔文字を使うことが、悪いわけではない。
それ自体を、コミュニケーションの手段として
楽しんでいる女子高生もいるだろう。

しかし、ビジネス系の文章に限って言えば、
顔文字だらけのメールが来たら、不快に感じる人がいる
のも事実。

だからこそ、使い過ぎないことが大切であり、そのためには、

顔文字を使わなくても、自分の感情を思い通りに表現
できるだけの文章力を鍛えておくこと

が必要なのである。

極端な例を、１つ挙げると、
例えば、見ず知らずの相手から、メールが送られてきた場合。

--------------------------------------------

はじめまして。^^;
○○と申します。

--------------------------------------------

あなたは、このような表現に対して、
どこか、違和感を感じるのではないか？

まず、はじめまして（つまり初対面）の状態で、
いきなり顔文字は無いだろう・・・、という感情が湧く。
※この手の書き方は、最近では、出逢い系のスパムメールに多い。

しかも、その直後に「申します」という
硬い表現を使っているから、これもアンマッチ。

もちろん、送り手に悪気は無いだろう。
少しでも、好印象を与えようとした結果、
このような書き出しになってしまったはずだから。

しかし、好印象を与えたいのならば、もっと別の観点から、
メールの書き出しを検討しなければならない。

まず、初めての相手に、勝手にメールを送る場合、
最初に、相手の名前を入れるのが、礼儀である。

なぜなら、受け手側から見たら、いきなり、見ず知らず
の送信者から、メールが送られてくるのだから、
「間違いメール？もしくは宣伝かスパムか？」と考えるのが普通だ。

しかし、本文の最初に、自分の名前が入っていると、
「少なくとも、自分宛てに送っている（間違いメールではない）」と、
すぐに認識できる。

それと、もう１つ。名前が入っていれば、
そのメールが、自分個人だけに宛てられているのか？
それとも、自分を含む不特定多数に送られているのか？
が、すぐに判断できる。

受信ボックスにメールが大量に溜まっていると、
どうしても、優先順位を付けて読まなければならない。
その場合、同報メールよりも、自分個人に宛てられたメールを
優先して処理するのが当然だろう。

このように、メールの書き出しで、相手の名前を入れるという行為は、
受け手側から見ると、いろんなメリットがある。そして、
名前の入れ方にも、いくつかパターンがあるのだ。

例えば、山田太郎（やまだたろう）という人物に対して、
初めてメールを送る場合を考えてみる。

組み合わせのパターンとしては、

苗字のみ or フルネーム

×

敬称の付け方（様、さま、さん）

なので、単純に考えただけでも、
以下のような、６パターン以上が存在するのだ。

（１）山田太郎様
（２）山田様
（３）山田太郎さま
（４）山田さま
（５）山田太郎さん
（６）山田さん

さらに、もっと親しい間柄の場合は、

（７）やまだ様
（８）やまださま

のような表現方法もある。
わざと、苗字をひらがなで書くという手法だ。
そのほうが、「堅さ」を取り除き、親しみを感じさせる効果がある。

（１）のように、
フルネームの漢字に、様を付けた場合、
最も「堅い」イメージを与える。具体的には、仕事の取引先など、
ビジネス関連のメールを送る際によく使われる表現だ。

しかし、ビジネス関連の相手でも、
何度もメールをやり取りしている場合、
いつもフルネームを使うのは、
逆に「堅すぎる（他人行儀）」という印象を与えてしまう。

その場合は、（２）のように、苗字だけを使うという手法が
主流になってくるのが一般的だ。

一方、（３）や（４）のように、
「様」を、わざと「さま」にする（平仮名で書く）という手法もある。

これは「さん」ほど親しくないが、「様」では堅すぎる、
というような、微妙な関係の時に使われる傾向がある。

文面の内容にもよるが、仕事の話など、
真剣な内容のときは、たとえ親しい相手でも
漢字の「様」を使えばよいし、逆に、単なる雑談や、
親しみを込めたファンメールの場合などは、
あえて「さま」を使ったとしても、相手は悪い気はしないだろう。

さらに、ちょっとしたテクニックとして、
「最後に！を付ける」という方法もある。

例えば、現実世界において、誰かを呼ぶとき、
普通の声で呼ぶときもあれば、強い口調で呼ぶときも
あるだろう。

特に、相手に対して、何らかの強い主張、
あるいは、ぜひ聞いて欲しい！
というような、積極性を示したい場合。

そのような場合は、

-----------------------------

山田さん、聞いて下さい。

-----------------------------

・・・と書くよりも、

-----------------------------

山田さん！聞いて下さい！！

-----------------------------

のように書いたほうが、より「主張の強さ」を
アピールできるし、この書き方自体は、
相手に対して、失礼な印象を与えるものではない。

同じように

-----------------------------

参加します。

-----------------------------

参加します！

-----------------------------

のような使い分けもできる。
後者のほうが、より、参加に対して積極的な印象を与えるだろう。

以上、メールの書き出しの部分について述べてきたが、このように、
相手の名前の指定方法や、語尾の！の使い方、そして、文章の
スピード感の調整など、ちょっとしたテクニックを使うことで、あなたの
文章が与える印象や感情は、もっと幅広いものになる。

そして、このような表現は、慣れてくれば、
意識しなくても、相手との関係性を考慮しながら、
自然に湧き出てくるようになる。

その「湧き出てくる人間性」が、そのまま文章の魅力に
繋がるわけであり、書き手の優しさ、気遣い、勢い、感情、
姿勢などが、言葉１つ１つに、素直に反映されてくるのだ。

魅力的な文章は、読み手の心を捉える。心の琴線に触れる。

ホームページでも、メルマガでも、ブログでも、
メッセージを伝える手段は、なんでもいい。

忘れてはならないのは、我々が、インターネットを通じて
伝えているメッセージは、対「検索エンジン」ではなく、
対「人間」に対して、発信しているものである、ということ。

こうしている間にも、次々と、新しいホームページが開設され、
新しいブログが立ち上げられ、新規創刊のメルマガが発行されている。

このような情報過多の時代において、インターネット空間は
宇宙のように膨張し続けており、ネット上に溢れる文字情報は、
無限の速さで、日々、増殖し続けている。

今後、そのような過酷な状況の中で、勝ち残るためには、
人間が読みたいと思う文章を書かなければ、誰にも読んでもらえない。

意識的にも、無意識的にも、その事実を理解している人間だけが、
これからのインターネット競争時代を、勝ち残ることができるのだ。

成功のポイント：小さなテクニックで、大きな感情が表現できる。

続き → 現在執筆中ですので、お楽しみに！

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